Workflows (Beta)

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Mit Workflows lassen sich Abläufe in der digitalen Praxis automatisieren. Ein Workflow wird immer durch ein Ereignis gestartet und besteht aus mehreren Schritten. Abhängig vom Ergebnis des vorherigen Schritts können verschiedene Pfade ausgeführt werden.

Jeder Schritt hat einen Schritttyp und verschiedene Parameter. Es gibt folgende Schritttypen:

Text (Nachricht)

Dieser Schritt verschickt eine einfache Textnachricht zum Patienten im Chat. Patienten können darauf antworten, der Workflow wartet jedoch nicht auf eine Antwort und wird weiter ausgeführt.

Frage

Dieser Schritt verschickt eine Frage zum Patienten im Chat und definiert zusätzlich noch mögliche Antworten. Dabei wartet der Workflow auf eine Antwort des Patienten. Für jede Antwortmöglichkeit lassen sich verschiedene Workflow-Schritte ausführen.

Patient bearbeiten

Mit diesem Schritt lassen sich Parameter des Patienten im Wartezimmer bearbeiten. Beispielsweise können Patienten in eine Warteschlange gesetzt werden oder verschoben werden. Die verfügbaren Einstellungen sind:

• Tag setzten: Automatisch einen Tag setzen
• Verschieben: Patient verschieben (Neu, Warteschlange, In Behandlung, Archiviert)
• Warteschlange: Patient in eine Warteschlange verschieben
• Terminlänge: Die Terminlänge setzen
• Hinten anstellen: Patient immer an letzter Stelle setzen.

Ereignis

Ein Ereignis pausiert den Workflow und wartet, bis das gewählte Ereignis auftritt. Verfügbare Ereignisse:

• Patient schreibt eine Nachricht

Workflow erstellen

Beispiel: Patienten mit Fieber automatisch hinten anstellen

In diesem Beispiel werden alle Patienten gefragt, ob sie Fieber haben und wenn ja, werden sie nach hinten in die Warteschlange gesetzt.

1. Workflows aufrufen: Einstellungen > Workflows

2. Auf Workflow hinzufügen klicken.

3. Workflow benennen

Es erscheint in Fenster mit einem neuen Workflow. Als Erstes bekommt der Workflow einen Namen: Patienten mit Fieber hinten anstellen

4. Frage stellen

Hier wird die Frage an die Patienten gestellt, ob sie Fieber haben. Dazu auf den ersten Schritt klicken und die Frage einstellen:

Hier klicken:

Es erscheint ein neues Fenster, wo die genaue Frage definiert wird:

5. Patient bearbeiten (Nein-Pfad)

Da es bei dieser Frage zwei Antwortmöglichkeiten gibt (Ja und Nein), können auch zwei verschiedene Workflow-Pfade definiert werden. Zuerst wird der Nein-Pfad definiert:

1. Auf Nein klicken:

   

   Dadurch wird ein neuer Schritt hinzugefügt der ausgeführt wird, wenn der Patient mit Nein antwortet.

2. Diesen neuen Schritt auf Patient bearbeiten setzen und in Warteschlange verschieben.

   

   Anschließend auf Fertig klicken.

3. Um eine Antwort an die Patienten zu schicken, klicke beim letzten Schritt auf +:

   

4. Diesen neuen Schritt auf Typ Nachricht setzen und die Nachricht schreiben:

   

5. Patient bearbeiten (Ja-Pfad)

Jetzt wird der Ja-Pfad definiert:

1. Auf Ja klicken:

   

2. Diesen neuen Schritt auf Patient bearbeiten setzen und folgende Werte einstellen:

   • Tags: hier setzen wir bei allen Patienten mit Fieber automatisch einen Tag. Auf +Tags klicken und einen beliebigen Tag auswählen (hier im Beispiel wird der Tag Hat Fieber ausgewählt)
   • Verschieben: Patient in Warteschlange verschieben
   • Hinten anstellen: Alle Patienten mit Fieber hinten anstellen.

   

   Anschließend auf Fertig klicken.

3. Um anschließend eine Antwort an die Patienten zu schicken, klicke beim letzten Schritt auf +:

   

4. Diesen neuen Schritt auf Typ Nachricht setzen und die Nachricht schreiben:

   

Workflow Speichern

Abschließend auf Speichern klicken, um alle Änderungen zu sichern. Der Workflow ist nun fertig und sieht so aus:

Jetzt muss nur noch eingestellt werden, wann dieser Workflow gestartet wird, das passiert über die Ereignisse

Workflow starten

1. Zu den Ereignissen navigieren: Einstellungen > Ereignisse

2. Auf Ereignis hinzufügen klicken

   

3. Folgende Werte setzen:

   • Beschreibung: Patienten nach Fieber fragen
   • Ereignis: Patient verbunden, noch nicht angenommen
   • Typ: Workflow starten
   • Workflow starten: Patienten mit Fieber hinten anstellen

   

4. Auf Speichern klicken.

5. Fertig! Der Workflow ist nun fertig eingerichtet.